Trabalhar om metas e investir no planeamento são alguns dos conselhos dos especialistas para que consiga um salto de produtividade na sua empresa durante o expediente.
De acordo com a especialista em administração do tempo, Andrea Piscitelli, virar este jogo é uma questão também de mudança de mentalidade. “Vai depender tanto da mudança de mentalidade do colaborador, como da adoção de recursos mais eficazes por parte das organizações”, diz Andrea.Andrea sugere a quebra de alguns paradigmas como, por exemplo, a valorização dos colaboradores que ficam para além do horário. “Isto faz com que as pessoas, consciente ou inconscientemente, enrolem para ir embora. A produtividade às vezes é deixada de lado em detrimento do mostrar-se socialmente”, diz a especialista.
Andreia também associa a dificuldade de dizer não à baixa produtividade. “Este receio faz com que as pessoas aceitem interrupções excessivas, conversas pouco produtivas e, eventualmente, completamente fora do contexto das suas próprias prioridades”, diz.
Aprender a impor limites para o trabalho também é outro fator que exige uma mudança na mentalidade do profissional. “Temos de aprender a impor limites e a encontrar prazer noutros segmentos da vida, além do trabalho. Isto torná-lo-á um profissional mais leve e feliz e, consequentemente, mais rápido na execução e criativo na resolução dos problemas”, diz.
Reverter este quadro ainda muito arreigado no universo corporativo leva tempo e exige um esforço conjunto. No entanto, a adoção de algumas atitudes podem desde já iniciar esta mudança.
6 dicas para acelarar a sua produtividade
Estabelecer junto dos gestores as principais metas da sua área de atuação e definir os indicadores e a frequência de monitorização é o primeiro passo para começar a ser mais produtivo, na opinião de Andrea. “Produzimos melhor quando a meta é clara e quantificada”, diz.
A especialista também cita uma pesquisa que comprova que a objetividade é uma grande aliada da produtividade. “Numa pesquisa feita nos Estados Unidos com desportistas de salto com vara, foi constatado que, na modalidade em que a meta estava bem estabelecida, os desportistas obtinham um desempenho muito superior àquele em que a marca de superação não estava definida”, diz.
Para Ricardo Barbosa, esta é a regra de ouro da eficiência, mas, muitas vezes, é deixada de lado. “Nós no Brasil somos muito executores. O profissional recebe uma tarefa e começa logo a executar, sem dar importância ao planeamento, considerado uma burocracia”, diz Barbosa.
Investir tempo nesta etapa inicial do processo é fundamental para evitar problemas na execução. “Quando se faz o planeamento é possível levantar os principais riscos e criar um plano de ação para eles. Ou seja, ganha-se tempo para a frente”, diz.
“Ao planear os seus projetos e eventos com antecedência, poderá executar todas as tarefas para cada compromisso dentro dos prazos estabelecidos”, diz Andrea.
O acumular de muitas tarefas é uma realidade do dia-a-dia de muitos profissionais. “É comum as pessoas começarem muitas coisas e depois entregarem-nas sem qualidade”, diz Barbosa.
Fazer a gestão das responsabilidades assumidas é fundamental para evitar aquela pilha de papéis em cima da mesa, na opinião do especialista. “É importante gerir isso para saber se consegue ou não atender àquela incumbência e em que momento poderá atendê-la”, explica.
Para isso, também é necessário criar uma escala de importância. “Quando define quais são as prioridades do seu trabalho, torna-se mais fácil negociar e manter a disciplina alinhada com os seus principais objetivos”, diz Andrea.
Respeitar horários, ter a agenda da reunião definida e organizar a participação de cada um dos envolvidos é também fundamental quando o objetivo é ser mais produtivo, na opinião de Barbosa.
“Mantenha o foco no tema e evite distrações fora da agenda da reunião. Saia da mesma com as resoluções e os próximos passos para dar andamento ao que ficou acordado”, recomenda Andrea.
“Se pode resolver algo agora, resolva”, recomenda Barbosa. Adiar tarefas sem motivo só vai aumentar a angústia e gerar a sensação de baixa produtividade.
As interrupções também são grandes vilãs do horário de expediente, na opinião dos especialistas. Andrea lembra que, atualmente, cada brasileiro perde 2 horas por dia a navegar nas redes sociais. “ E este tempo é roubado ao trabalho”, diz ela. Diminuir o tempo em que se fica conectado às redes sociais, trará um imediato salto de produtividade, de acordo com Andrea. “Aquela rápida espreitadela no feed de notícias já é o suficiente para tirar no mínimo 30 minutos de tempo produtivo. E o seu cérebro não volta a produzir com o mesmo ritmo e velocidade com que estava antes de ter perdido o foco; ele irá precisar de mais algum tempo para a adaptação”, explica a especialista.
Para Andrea, esta é uma tarefa tanto dos profissionais como das empresas. “À medida que as organizações investirem mais no desenvolvimento dos seus líderes, teremos maiores condições de potencializar os recursos humanos para atingirem resultados mais produtivos”, diz Andrea.
Camila Pati é repórter de Carreira da EXAME.com.
Andrea Piscitelli é especialista em Planeamento Pessoal e Gestão do Tempo, e professora do MBA in Company da FGV SP e do MBA emVarejo da FIA (Lab Fin e Provar). É ainda professora da Pós Graduação da FAAP. Fundou e é Diretora Executiva da Capta.
Ricardo M. Barbosa é Diretor Executivo da Innovia Training & Consulting e especialista em Project Management pela Fundação Getúlio Vargas – FGV/SP.